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公文筐测评：“纸上谈兵”看高低

发布日期：2014-09-24 信息来源：和君咨询作者：佚名编辑：sptwl-qing

文/印东

在人力资源招聘、选拔、晋升、职业发展等诸多环节，需要对应聘者或干部员工进行能力素质测评。在诸多的人才测评工具中，公文筐测评因其在模拟工作情景中对能力要素评价的实践性、实效性等特点，被越来越多的企业所熟悉和运用。北京A国际工程公司招聘综合管理部分管人力资源的副经理，按照公司招聘制度需要经过“四笔三面”的多个测评环节，其中就选择公文筐测评环节对应聘者进行甄别筛选。

在国外公文筐测评用于政府机构公务人员、工商企业中高级管理人员的招聘筛选已有近60年多历史。美国心理学家Douglas Bray于1956年提出了评价中心（ Assessment Center ），又叫情境模拟。公文筐测评，也称文件处理测试、篮中训练法(In-basket)，是其中最常用的技术之一。二战前后该技术就被德国、英国、美国、澳大利亚和加拿大等国开始用于中高级军事人才的选拔。后来英国率先将其应用于非军事目的，逐步改良使其适于公务员行政管理才能的衡量测评。现在在西方国家公文筐测评已经发展成为最为流行的一种人事测评方法。而这项技术到中国，也已开始应用在国家党政机关公务人员、企业管理人员的招聘、选拔中，但总体而言，仍处于试验期，存在应用技术研究薄弱、应用实践案例缺乏、情景模拟效果不佳等问题，有待进一步的研究发展、实践完善和推广应用。

上述A公司就是要在招聘面试环节，为被评价者模拟一个该职位的正常工作场景。具体讲就是提供一批该岗位经常需要处理的文件，要求被评价者以假定的岗位身份，在规定条件下(一般是假设的比较紧迫、独立、困难的条件，如2小时的紧张时间内处理30份文件，且提供信息有限，独立无援，工作环境陌生)完成指定文件的处理，并且以书面或口头的方式解释说明处理理由，做出一个公文处理报告。A公司的该职位公文筐测评题如下：

答题提示：今天是2012年3月20日，恭喜你成功获得机会在现在开始的2小时内担任A公司综合管理部的副经理，请在此期间准确履行该岗位工作职责，处理相关文件，协调相关工作，提出工作改善建议。

由于该部门正职田经理今日因公外出，他已授权在他外出2小时内授权你暂时代理本部门工作。A公司是一家国有控股的工程有限公司，其综合管理部主要承担着在京集团总部的包括行政后勤、办公文秘、人力资源和社保福利、工程资质、党群和企业文化等综合管理职责。现在是上午九点钟上班开始，下属已将你今日需要处理的文件整理好放在了办公台面上。文件的顺序是随机排列的，其先后顺序没有任何意义，你需要自己去排序处理。你必须在2小时内阅完所有30份文件并做出批示。并且在这2小时里，你可能会随时被来访人员和审批事项所打断。另外由于其他中干都正在一个重要会议中而不能打扰联系，你无法征询其他部门意见，所以，需要你以文件批复、工作备忘录、便条、沟通邮件、请示报告等形式将所有文件所有事项的处理意见、建议和落实措施，做出以书面形式，最后交给下属。

2小时结束后，请你用1小时时间撰写一份工作小结对各项事务的处理理由进行阐述。好了，可以开始工作了，祝你一切顺利。

待处理的公文一般包括商务信函、邮件、客户投诉记录、财务报表、上级指令、会议备忘录、请示报告等，内容可能以涉及人事资金调配、目标沟通、信息统计和审查、合同条款审查、流程优化、制度执行、突发事件处理等等诸多日常管理方面，都是根据被测试者岗位经常会遇到的各种典型问题和难题而设计。测评一般会有2-3名主考官旁观其测试全程，评阅其文件批复和工作小结。如果主考官还想深入了解其中某些内容，还可以再进一步与被测试者约谈个别题目内容，之后主考官对被测试者的各项能力素质给予评分，并做出总体结论和建议。

A公司希望通过公文筐测评环节，观察应聘者在公文处理工程中展现的工作程序、反应效率、逻辑思维、工作方式方法、压力反应等，首先是要测试应聘者的对综合管理部该职位层次的管理经验；其次是对其对组织、计划、领导、控制等各管理要素的理解掌握和熟练运用的程度，以及应聘者对本职位的工作流程、组织分工、职责规范、权限分配、任务分解等的理解；最重要的是要考察应聘者陌生环境下应激能力、分析判断能力、逻辑思维能力、综合协调能力、工作条理、抓主要矛盾和关键问题的能力、文字表达能力、适应能力等。

待处理公文中有轻重缓急、处理权限之分，有的必须马上处理，有的必须请示上级，有的可以批转给下级，有的需要批复后跟进落实的，有的完成期限较后可以暂缓处理但牵扯多个部门需要综合考虑其他部门的工作配合。从测试的情况看大多数被试者接到测评公文会感到巨大的压力和困难。有的被试者手脚忙乱、焦头烂额，整理不出头绪，干脆退出；有的明显经验不足，举棋不定，踌躇徘徊不知从何处下手；有的点到为止，拿不出措施，点不到问题关键，解决不了问题；有的镇定自若，举重若轻，快刀斩乱麻，应付自如，表现出较好的管理才能。

那么运用公文筐测评进行能力素质的设计程序和方法如何呐？

（一）职位工作职责的界定：公文筐测评设计的出发点是确定待聘人员的工作内容和工作职责。

（二）所需能力素质的分析：通过工作分析和能力素质模型的建立，可以确定公文筐测评的要素方向，需要测评哪些要素，各种要素应占多大权重等等。建立能力素质模型最常见的方法是关键事件分析法、能力素质问卷法、在职人员访谈法和能力筛选排除法等。

一般来说公文筐能够测评处理实际问题的能力、分析能力、决策能力、规划能力、组织协调能力、表达沟通能力、以及创新能力等。上述综合管理部副经理岗位的能力素质，就是确定各项能力素质以及其权重就构成了能力素质描述体系。测评指标体系如下：

序号	能力与素质	指标解释	权重
1	综合分析能力	对问题的敏感性强，能把问题分成几个方面，并能抓住事物的本质或主要方面，进行全面、透彻、系统、逻辑的分析，最后得出正确的结论。	20%
2	组织能力	能准确认识自己的工作责任，善于分配工作与权利，并能积极传授工作和知识，引导、督促部属高效地完成任务。	15%
3	协调能力	能够巧妙地处理各部门之间的利益关系，合理地调配组织资源，使组织内外关系和谐。从而能将组织中各方面力量拧成一股绳，相互密切配合。	20%
4	书面表达能力	书面表达结构严谨，逻辑严密，文字生动流畅，言简意赅，准确反映自己的想法。	10%
5	工作安排计划性	能合理安排工作的时间进度、工作分解成若干步骤，制定分阶段目标。	10%
6	全局观念	能在纷繁复杂的工作中能够准确把握轻重缓急，抓住工作重点问题，并分阶段、分步骤、循序渐进地安排复杂的工作。	10%
7	表达沟通能力	能准确表达自己观点，通过沟通说服他人的能力	15%

（三）试题设计阶段

公文筐测试试题设计按照以下几个步骤进行：

1、测试问题的设计

公文筐测试试题设计首先是设置测试的主题方向，在进行设计之前建立一个多项细目表，以整体勾画出公文筐测试的主题设计思路。一般来说，在多项细目表中，必须考虑到公文的重要性、紧迫性、公文的形式、公文的内容、公文所涉及的要素等多项指标。A公司测试结合招聘职位，重点测试其对人力资源管理和综合事务的处理能力，所测试的主题选为：

（1） 人力资源管理制度设计与运行中常见问题与对策；

（2） 办公文秘日常管理活动中常见典型问题及其解决的方法；

（3） 在员工招聘中可能出现的问题及其解决方法；

（4） 在员工培训与职业技能开发中遇到典型问题及处理；

（5） 员工绩效管理体系设计与实际运行中的问题与对策；

（6） 员工薪酬管理体系设计与实际运行中的问题与对策；

（7） 员工劳动关系的确立、解除、终止中的问题与对策；

（8） 因劳动关系引发的重大突发群体性事件或个案处理。

2、公文收集

围绕着测试主题，测评设计者到相关部门为每一个课题主题收集典型公文、典型事件，公文收集过程一要注意测试主题符合性，而是尽量多样性，例如法规性公文、指挥性公文、知照性公文、报请性公文、记录性公文等，或者电话记录、上级指示、函件、合理化建议等多种形式，三是注意每一主题公文的数量比重。四是注意设置测试问题的难度轻重。

3、测试卷设计

测试卷包括情境导引语、测试要求、答题纸等。

4、评分标准的确定

为了减少主考官主观因素的影响，尽量使评分标准做到客观、详细。可以根据确定的测验内容，设定相应的评分标准。A公司的评分标准分为优良中差4级。例如综合分析能力的评价等级及释义为：

优：能够准确认识到公文之间有无联系，并能根据公文之间的联系来处理问题。

良：能够较为准确认识到公文之间有无联系，并能根据公文之间的联系来处理问题。

中：能准确认识到公文之间有一定的联系，但不能根据公文之间的联系来处理问题。

差：不能够认识到公文之间的联系，也不能根据公文之间的联系来处理问题。